Los documentos, para que tengan validez en otro país, deben enviarse legalizados y autenticados. Además, en el caso de países de distinto idioma, deben enviarse traducidos, excepto que el país permita realizar la traducción en él.

La autenticación es un acto jurídico que da fe de la veracidad del texto adoptado, el cual quedará establecido cómo auténtico y definitivo. Es exigida por algunos países para la documentación que les es remitida y se realiza por las representaciones diplomáticas de los países en España (Embajadas y Consulados).

La diligencia de legalización consiste en un reconocimiento de firma mediante el que una autoridad que tenga atribuida la competencia para tal fin declara la autenticidad de la firma del signatario de un documento. En la Comunidad Autónoma, los documentos pueden ser legalizados por el Secretario General de la Consellería de Política Social, la Directora General de Familia, Infancia y Dinamización Demográfica o la Directora General de Relacións Institucionais e Parlamentarias.

La legalización de documentos públicos estatales o de otra comunidad autónoma se realizará por la autoridad competente de la correspondiente administración.

La legalización de documentos privados deberá ser realizado por notario.

No obstante, el Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961 suprimió la exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros expedidos en los países signatarios de dicho convenio, sustituyendo la cadena de legalizaciones sucesivas y superpuestas por un único trámite denominado “apostilla” o “legalización única”.

 ¿Qué documentos pueden apostillarse? Los documentos públicos:

a) Documentos judiciales:

Documentos expedidos por una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial.

 b) Documentos administrativos expedidos por:

- La Administración General del Estado y sus organismos públicos, entidades gestoras de la Seguridad Social y entes públicos.

- Los órganos constitucionales.

- Las administraciones de las comunidades autónomas y sus organismos autónomos.

- La administración local y sus organismos públicos.

- los documentos y certificaciones expedidas por los registros de la propiedad, mercantiles y de bienes inmuebles y, en su caso, el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España.

 c) Certificaciones oficiales que se hayan puesto sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento en una entidad pública, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

 Sin embargo, no se aplicará a:

- Los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares,

- Los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera,

- Los documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados.

 ¿A dónde se puede acudir para apostillar un documento?

1. Documentos públicos administrativos (algunos documentos administrativos necesitan reconocimiento previo de firma, legalización) y judiciales (incluidos documentos del Registro Civil):

- Oficina central de atención al ciudadano del Ministerio de Justicia.

- Gerencias territoriales del Ministerio de Justicia y oficinas delegadas de Ceuta y Melilla.

- Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla.

 2. Documentos notariales y los documentos privados cuyas firmas han sido legitimadas ante notario:

- Colegios notariales o aquellos notarios en quien deleguen.

El resto de documentos privados no podrán ser objeto de apostilla o legalización única.

 3. Documentos públicos judiciales expedidos por la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo:

- Secretarios de gobierno de los respectivos tribunales o en quien ellos deleguen.

 La legalización única o apostilla puede emitirse tanto en soporte papel como electrónico, siendo ambos igualmente válidos, con la única diferencia de que en la apostilla electrónica la firma es electrónica.